С всяка измината година, хората които нямат и елементарни познания по руски език стават все повече и ще се налага да се съобразяваме с това, обяснявайки чуждици с руски корен. Не че ние го знаем добре този език, но все пак... "Бумащина" е нарицателно за скучна, обемна, тъпа, почти безполезна, но задължителна документация, която уж някой ти я иска и като я види като камара от папки става много доволен - причина, по която белегът "обемна" като че ли има водеща позиция. Тази дума, макар и с руски произход, е много подходяща най-вече заради звука "Щ" в нея. По подобен начин казваме "отвраЩение". Звучи много лошо - като плюЩене на камШик, нали? Но, нека оставим това ...
Бумащината е основна причина хората да понамразват стандартизираните системи за
управление и в резултат - да посягат към тях едва когато ножът вече стърчи забит в кокал.
А ножовете ги точат и ги мятат агенциите, които управляват програмите и бъдещето ни.
Но кое е смешното? Смешното е, че никой изрично не ти иска документи "на кило" и на обем. Ние самите тръгваме така да правим и не можем да обясним защо го правим. Единственото по-разумно обяснение, което съм чувал от братя консултанти, е това че "Като му вземам на клиента толкова пари, как да му представя работата си с една тънка папчица. Обем трябва!"
Дали трябва обем обаче? Отговорът е лесен и идва директно от текстовете на изискванията на най-прочутия сред стандартите - ISO 9001.
По точките а) и с) стигат само от две до три странички...
За съжаление, Наръчника по качеството често бива раздуван неимоверно - далеч зад границите на добрите намерения той да носи и друга полезна инфиормация и така да описва системата като цяло. За съжаление и ние преди години правехме така... с което Наръчникът даваше сериозен принос за обема на системните бумаги.
А по b) - колко има да се пише за документираните процедури?
В ISO 9001 документираните процедури са шест. Ще погледнем една от тях - тази за управление на документите. В т. 4.2.3 на стандарта за нея четем...
Вижда се, че става дума за седем изисквания - от а) до g). Достатъчно пълно и ясно ще бъде представянето на тези изисквания, ако по тях процедурата е в обем от два листа само.
А сме виждали в миналото точно такави процедури с внушителни обеми от над десет страници... С не по-малко внушителна структура от 8-9 точки, че накрая, за гарнитура, и с една безполезна "матрица на отговорностите". В най-най-лошите случаи тази матрица пък се разминава съвсем видимо с текстовете за отговорности в самата процедура. Да се чудиш тогава кое е вярно...
Ако погледнем текстовете с изисквания за останалите пет процедури ще стигнем пак до подобен резултат. В крайна сметка всичките процедури на една СУК, заедно с тези които сами сме си определили като необходими (виж т. 4.2.1/d), ще ги съберем в обем от 15-20 страници. Никак не е зле! И понеже току що споменахме т. 4.2.1, нека се взрем в "златните" Забележка 1 и Забележка 2 към тази точка. Ако ги разчетем правилно ще видим в тях огромен резерв за оптимизиране на документалния състав... Ще постигнем резултати, но само ако имаме добро въображение и то работи.
Нека сега пък обединим тези процедури с Наръчника - т.е. "вкарваме"ги вътре и така цялата документация на системата е в един файл. Лесно ще се управлява, нали? И за четене ще е лесно и удобно. Още повече, ако се сетим да ползваме функциите Insert/Go To/Bookmark...
Ах, да... забравихме ли записите? Ами че там резервите са още по-големи!
Но преди да ги видим, нека си кажем правило "първо".
Първото правило гласи - "Не правим записи, които стандартът не иска, плюс което и ние нямаме нужда от тях".
Съвсем наскоро една колежка - мениджър на СУК - почти ми се разсърди, понеже й казах, че стандартът "не иска" запис от рода на "Годишен план за обучение". Тя твърдеше обратното и ме заподозря в некомпетентност. Стана ясно, че някой й е казал това. Представям си кой би могъл...
Има поне пет причини практиката да се прави годишен план да не е добра и да натоварва хората да се напъват с мислене какво да планират за цяла една година. Има и поне пет начина да се организират обучения "не по годишен план"... Но, разбира се, ако наистина трябва, годишен план ще правим. Защото сме решили! А сме решили, защото действително ни трябва - нищо че стандартът не го "иска".
Второ - агрегираме записи в един комбиниран, а ако са на Excel ще са и в един само файл. Така може да се направи със записите за вътрешни одити, които впрочем стандартът не посочва изрично какви трябва да бъдат и това може да се използва хитро и полезно. Може така да агрегираме записите и в раздел "Проектиране и разработване" - там, където те са досадно много. Дотолкова, че хората биха се отказали от системата само заради тях.
Трето - въвеждаме в записите инструктивни текстове, свързани с тяхното управление и ползване. Това пък помага да се облекчат съответните процедури, които ги въвеждат.
Четвърто - ако ползваме Excel би могло всички записи за една система да ги разхвърляме по отделните таб-ове на файла и това да е за работата на системата за цяла година. Следващата година отваряме нов файл.
На това място май стигаме до скандалната идея цялата документация да е представена "машинно" само чрез два (!) файла. Да, ще може и при това няма да е скандално и ще върши работа на фирмите, които всички обичат - знаете кои са, нали? Така наречените "малките" и "средните", които все гледаме да улесняваме и все някакси не успяваме. Ще може. И ето защо преди малко стана дума, че Забележките 1 и 2 са "златни". Нищо че забележките в стандартите не са изисквания... Впрочем, добре че не са!
Светът е голям и бумажщина дебне отвсякъде... Да внимаваме!
