Трудно е да се провери при одит онази част в системите за управление, която се отнася до политиката. Всъщност, не е толкова трудно, ако проверката наблегне и се ограничи до тривиалните изисквания - политиката да е документирана, огласена и обяснена, да е преглеждана за актуалност и т. н. А дали наистина е разбрана и дали се прилага?
Дали политиката е разбрана и се прилага - за това като че ли се стига до констатации някакси по индуктивен път (най-често в резултат на разговори, един от които непременно е с първия ръководител). Сигурно така трябва и да бъде, но е добре, ако при това имаме и някои по-силни и убедително говорящи доказателства. Тук се сещаме поне за две такива ...
Първото - ако одиторът разговаря с човек и го попита как разбира и как прилага политиката, нека един от най-добрите отговори е - "Аз работя това и това. В моята работа е особено важно да постигам ... и да внимавам за ... . Иначе колегите, които са след мен, а и клиентите ни ще бъдат недоволни. Ако се случи така, то ще бъде нарушение на нашата Политика, защото в нея е казано .... и от всички нас се изисква да ... ". При това човекът няма нужда да дава буквални цитати на текстове от политиката. Достатъчно е каже нещата със свои думи. На мен би ми било симпатично дори ако се случи човекът да добави и нещо от себе си - нещо, което го няма в текстовете на политиката. Все едно, че той, осмисляйки политиката, вижда необходимост да добави нещо към нея и така да има някаква "своя си политика".
Второто е по-особено и може би е дискутируемо. Ако разберем, че е имало случаи, в които хора са били изправени пред неочаквани, непредвидени и "нестандартни" ситуации - ситуации, за които всички документи в цялата ни система не дават ясно или не дават никакво предписание за действие и въпреки това хората са реагирали правилно ... не се ли дължи това, дори отчасти, на една наистина позната и добре осмислена политика? Или само на здрав разум?
Трето? Има ли трето, четвърто?
За всичко писано тук, а и в предишния материал (със заглавие "За политиките ..."), важат някои много необходими важни условия:
- политиката е съставена от или с участие на първия ръководител и носи дух и отпечатък, които са специфични и уникални за организацията и нейния ръководител.
Не е преписана от друга организация (все едно чужда автобиография да обявиш за своя); - текстът на политиката е достъпен, разбираем, и поради това - убедителен за всички;
- веднъж обявена, политиката не само че е достъпна (всеки може да я види - тя не стои прибрана в папки и чекмеджета), но за нея се говори във всеки случай, когато е подходящо да се позоваваме на нея и да я ползваме за репер.
Виждал съм одитори "от трета страна", които одитират политика по тривиалните изисквания и гарнират получените доказателства с любезен разговор с първия ръководител.
Но съм виждал и други одитори, които имат грижа да получат и доказателства за разбиране и прилагане на политика, като заплащат това не само с похарчено време, но и с усилия, които дават резултат, защото са базирани на неоспорима компетентност
