Има и такъв поглед върху нещата, че ISO стандартите за системи за управление са създадени, за да може да се опазва клиентелата от калпави фирми (т.е. организации). Не е съвсем така, но ако за момент го приемем за вярно, то ще видим, че изискванията на стандарта, дали най-пряко или по-косвено, но всички те са все в интерес на клиента. И ако потърсим дали има изисквания, които са повече в защита на интереса на фирмата, вероятно ще се спрем на тези, които са свързани с доставчиците.
И те са пак в интерес на клиента, но по-прекият интерес при тях е за фирмата, не толкова за клиентите. В тази част на системата за управление фирмата може да разгъне широко егоизма си ("На нас да ни е добре!"), като състави критерии за подбор и оценка изцяло в наш интерес. Ако решим да разширим ползите в тази посока, ще добавим и критерии, свързани с интереса на нашите клиенти. Такъв подход ще е с насоченост доставчците ни "да дават всичко от себе си" за нас.
От тази гледна точка си мислим, че е добре да се имат предвид някои "опорни точки", чийто източник са реални случаи от практиката. Защото практиката е по-богата на разнообразие отколкото замисълът на стандарта по отношение на подбора и оценяването на доставчиците
- Казус "Старите познати"нека не се занимаваме с подбор на "исторически утвърдени" към момента на проектиране на системата доставчици. Излишно е. Щом толкова време сме работили с тях, значи поне ги понасяме и търпим, а би могло да са и много добри. Направо ще си ги оценяваме, а в документите на системата ще пише защо за тях няма да има подбор;
- Казус "Да видим какво можеш ..."няма нужда от прилагане на голям брой критерии за подбор. Може изобщо да не се работи с критерии, а просто да се дава възможност доставчикът-кандидат да направи първа пробна доставка (или няколко такива), тя да се оцени и да служи като основание за избор;
- Казус "Подбор по време на пожар"може да няма време да се прави подборна процедура и да няма време за анализиране на първа доставка. Ако всичко е много спешно и "на пожар", достатъчно основание за избор ще бъде да поискаме и да получим една-две референции за доставчика. Нека това да е като възможност за shortcut на подборната процедура, но само при спешни случаи;
- Казус "Най-важният критерий"Почти всички критерии за подбор (а после и за оценяване) са обединени от една обща черта - тя е фирменият егоизъм. Фирмата ни иска да получава само такъв продукт, който съответства на изискванията, да бъде кредитирана от доставчика чрез отложено плащане, да няма проблеми с евентуални рекламации, да са къси сроковете на доставка, да е възможна извънредната и спешна доставка и прочее благини. Всяка от тях може да превърнем в критерий и да си имаме чудесен аршин за премерване на фирми-доставчици. На едно място обаче хората казаха "А бе хубави са тези критерии, но няма как да ги приложим. Шефът казва от кого да купуваме и това е цялата ни подборна процедура!" Какво да правим? Ами че нека добавим още един към критериите, които сме измислили, и нека този критерий се нарича "Доставчик, харесан от шефа". Е, нищо че критерият май ще е с бинарни стойности - "харесван"/"нехаресван"... Важното е, че той ще се окаже водещ и най-важен! Някой път това се оказва неочаквано основателно ...
- Казус "Ще купуваш от когото аз ти кажа!"Така може да каже клиентът и даже може да ни го наложи като изрично условие в договор. В този случай ще трябва да загърбим нашата си система за подбор, колкото и добра да е, и да се съобразим с искането на клиента. Защото това искане става част от договора и трябва да бъде изпълнено, ако искаме да не изтървем един такъв "особен" клиент. Тази ситуация възниква, когато клиентът прави голяма поръчка, когато поръчката е за особено отговорни продукти и особено ако отговорните продукти са с повишена степен на опасност (съдове под налягане и други ... )
La réalité dépasse l'imagination (Реалността надминава въображението) - казват французите. Ще се съгласим, че в случая с подбор на доставчик животът може да ни срещне със ситуации, които ще ни накарат да гледаме с по-широки разбирания и толеранси спрямо обичайния подход към изискването за подбор. Почти същото може да кажем и за оценяването на доставчиците.
- Казус "Твърде много, но различни по обем на доставките доставчици"
Ако доставчиците са изключително много на брой и доставят един и същ продукт/услуга и то в различни - от много малки до много големи количества - не е зле да въведем "количествена квота", според която "доставчик" от гл.т. на системата е, който за даден период доставя повече от числото ххх (числото за количество трябва да определим, изхождайки от практически съображения). Тогава ще оценяваме не стотици, а само десетки, или десетина доставчици, а това в редица случаи е най-разумен вариант. Това се случва във фирмите, които имат кампании за изкупуване на земеделска продукция, особено ако продукцията се събира за съхранение в огромни общи силози и други подобни хранилища с много големи обеми; - Казус "Твърде много, но различни по вид на продуктите/услугите доставчици"
В този случай ще разсъждаваме на база на това, че не всички доставяни продукти/услуги са еднако важни за нас. Така ще стигнем до определяне на поне три "А, В и С" категории доставчици и за всяка категория ще има различен механизъм за оценяване - различни критерии, различна честота/период на оценяване, различни по характер действия, които следват според стойността на получената оценка. В частност може да стигнем до това, че най-маловажната категория доставчици или няма да подлежи на оценяване, или оценяването им ще става през двугодишен или тригодишен период; - Казус "Твърде много, но и твърде важни доставчици"
Тук нямаме избор. Всеки доставчик за всяка доставка трябва да бъде оценяван. А това че са много е проблем, но той не е толкова болезнен, ако се сетим да "качим" оценяването в екселски файл. Още по-добре е да вкараме оценките в работните записи/файлове, които нормално ползваме при заявки към доставчиците;
- Казус "Велики доставчици"
Ако доставчици имат статут на "доставчици-партньори" (т.е. такива, с които са сключени дългосрочни договори), най-логично е те изобщо да не бъдат оценявани. Тук може да разсъждаваме така - щом имаме договор с такъв "велик" доставчик, значи сме го проучили много внимателно и сме решили, че точно този доставичк е нужен за бизнеса ни. Типичен такъв случай може да е IT фирма, която има договор с Dell или Microsoft или други подобни световноизвестни компании. IT фирмата купува от тях продукти и поема ангажименти за услуги от тяхно име (сервизна поддръжка и други) и, строго погледнато, Dell и Microsoft са нейни доставчици. Ще седнем ли ние - от скромната IT фирмичка - да оценяваме Dell, само защото "исо-то" искало да се оценяват доставчици? С две думи - Може и да не оценяваме наши доставчици-партньори. А "исо-то" ... да си гледа работата!
- Метод "Обратна мишена"
Нормалната мишена е от 1 до 10, като да улучиш/получиш 10-ка е най-добре, а 1-ца - зле! При "обратната мишена" пък да имаш "0" е ОК, а 1, 2, 3 - колкото повече, толкова по-зле. Добрите доставчици оценяваме с "0" - т.е. не им пишем никаква оценка. Просто са добри и толкова! Пишем "1", ако нещо сбъркат, но нещо дребно и поправимо, което не се усеща от клиента. Пишем им "2", ако сбъркат повече и то така, че и клиентът ни да усети. И накрая - пишем "3", ако клиентът не само е усетил, но е изразил и силно недоволство. Обратната мишена е подходяща, ако работим интензивно с много доставчици и те, 80% от тях, са си ОК. Така оценяването не ни натоварва, защото реагираме само на гафове и пишем 1, 2, 3 като "предупредителни точки". На едно място обаче казаха "Не е коректно всички добри доставчици да ги зануляваме! Как ще отбележим тези от тях, които са били, по някаква причина, най-добри сред добрите?". Така се наложи скалата за оценяване от (0, 1, 2, 3) да се разшири така - (S, 0, 1, 2, 3). Защо "S"? S = Super!
Виждаме, че ни е необходима гъвкавост и съобразяване с реалностите във всеки случай, когато опрем да подбираме и оценяваме доставчици. Трябва да търсим подходяща за нас интерпретация на стандарта, а не да вървим по линия на догматично прилагане
