ISO 19011 и вътрешните одити. Оценяване. Кой одитор ни е "по-по-най"?

Въведение в темата. 

Може да е достатъчно, ако имате най-общ интерес към оценяването...

Въпросът "Кой одитор ни е по-по-най?" е безполезен. Не точно това трябва да ни интересува. Няма смисъл от класации, ранжиране, групиране или други някакви селекции. Ако правим оценяване, то е за да определим дефицити на компетентност, ефикасност на обучения или други действия в полза на одиторите на фирмата. Също и за да прегледаме поведението им при одитиране и да анализираме обратната връзка от одитираните и от заинтересовани страни. Ако правим някакво оценяване, то е и за да си планираме развитието на одиторите за година напред. 

Защото с одиторите следва постоянно да се работи, а дори и да им се възлага самоподготовка. 

Всеки одитор е човек, който винаги има какво да учи и винаги има нещо за усъвършенстване. 

Ако горното въведение е твърде сухо и постно, нека да видим нещата по-подробно...

И все пак -- трудно ми е да разбера откъде някои хора имат толкова голям интерес по темата за оценяване на вътрешните одитори. И защо за такова оценяване разчитат на стандарта ISO 19011, а не седнат сами да си определят критерии и методи и да си оценяват хората колкото си искат...

Но нека най-напред си изяснят какво точно искат да оценяват и дали наистина това им е важно.

Това въведение, освен че е маркирано в синьо, не свършва тук, а продължава с текст в края на този материал, който също е маркиран в синьо. Ще го видите най-долу, ако ви е интересно...

Компетентност и оценяване на одитори

Имаме си одиторски състав от няколко вътрешни одитори, определени както си трябва -- със заповед, след обучение, след кратко чиракуване в учебни одити или като наблюдатели. До тук -- добре! От този одиторски състав си определяме екипи за всеки отделен одит и чакаме читави резултати, т.е. заключения от одита, които да "покриват" зададените цели. Но ние не винаги сме доволни от резултатите и/или от поведението на одиторите ни.

"Ние" сме клиентите на одита, одитираните и други, участващи или засегнати от одита, страни.

Така се отваря възможност да говорим за оценяване на одитори и свързани с оценки действия.

На публични семинари въпросът най-често е бивал само маркиран, а детайлите на оценяването оставяни за самоподготовката на одиторите, ако имат интерес. Отделно ще добавим и това, че твърде редки са случаите, когато се пристъпва към оценяване на вътрешните одитори. Причината може би е в това, че никой не харесва да бъде оценяван, а има и друго -- повечето хора не обичат да бъдат оценители. Е, при това положение никак не е чудно, че материята "оценяване" не привлича особен интерес и това донякъде е жалко. Защото целта на едно такова оценяване не е да правим класация на "топ тримата" най-добри, а е да се разбере кой одитор от какво има нужда, за да израстне квалификационно или за да се освободи от не толкова добри лични навици и грешки, допускани в практиката. А за да знаем кой как работи като одитор, ние трябва да осигурим под някаква форма наблюдение, а също и обратни връзки от одитираните.

Ако Програмата за одити има добре организиран мониторинг, това до някаква степен решава въпроса с наблюдението. Ако все пак е нужно и нещо повече, трябва сами да преценим какво ще е подходящо. Може да е лице със задача да бъде "наблюдател" в някои от одитите, като при това осигурим наблюдателят да види практиките на всеки от състава на одиторите поне в един одит. Това обаче ще е подходящо и възможно в по-големи средни и в големи фирми. Едва ли ще има смисъл там, където одиторския състав във фирмата е от един или двама души. Но нека си кажем направо -- ако одиторите на фирмата са само един, двама или даже трима, едва ли ще е нужно да правим нещо специално за оценяване. В такива случаи просто трябва да осигурим тези един, двама или трима наши одитори да бъдат добре подготвени, като им осигуряваме редовно обучения и внимаваме дали се справят добре и все по-добре с течение на времето.

Написаното тук няма за цел да замести или да интерпретира постановките на стандарта. Точно напротив. В тази си част стандартът е подробен и ясен и би следвало да бъде внимателно четен.

Нататък следва информация по-скоро със справочен характер -- само къде и какво пише в текста.

В началото, в т. 7.1 се говори, че от компетентността зависи постигането на целите на одита.
Затова компетентността се планира и редовно оценява чрез процес, подчинен на Програмата.

Така става ясно, че този процес следва да съдържа и да управлява дейностите

- определяне на изисквана компетентност
- определяне на критерии за оценяване
- избор на метод(и) за оценяване 

- изпълнение на същинско оценяване

Процесът има входове -- данни за лично поведение, за прилагане на знания, опит от одити...

Изход от процеса (резултат) -- достатъчно ниво на обща за състава от одитори компетентност

Какво ще правим с така получените резултати? Ще знаем как да съставяме екипи за всеки одит. 

Ще се насочим накъде да ориентираме усилията за развитие на компетентността. Ще можем, ако редовно оценяваме, да видим и тенденциите в компетентността. Това би следвало да ни стига...

В 7.2.1 виждаме какво се очаква да знае добрият вътрешен одитор:

- продуктите, услугите и процесите в организацията, в която работи;
- методите за одитиране. Кога кой метод е подходящият. Как се комбинират методите;

- стандартите, системите и техните обхвати;
- рисковете в обхвата;
- Програмата за одити -- цели и обхват;
- неопределеността в зависимост от целите на конкретен одит;
- изисквания на клиента или на заинтересованите страни.

Може одиторът да знае горното и още други неща, но няма да е добър одитор, ако не притежава естествено или ако не е способен да усвои, поне само за времето на одит, нужни лични качества

В 7.2.2 може да видим тези лични качества

Тук няма да ги коментираме всичките, но има няколко непременно за отбелязване:

- одиторът допуска разглеждане и може да възприема алтернативи и различни гледни точки;
- одиторът води активно наблюдение. Не е сеирджия. "Активно" значи гледа и анализира;
- одиторът е възприемчив и гъвкав в мисленето и реакциите. Не го изумява различното; 

- одиторът е готов да приема различни подходи и култури (и психотипове на хора).

За последните две качества има дори специални указания, дадени от ISO и IAF. 

И така -- в 7.2.2 е представен впечатляващ букет от лични качества -- 13 на брой. Някои от тях са особени и твърде спорни -- например, одиторите да са "непоколебими". Това "качество" може да изиграе много лоша шега, ако при някого е в излишък. Това няма да го коментираме. Но е ясно, че човек с тези 13 лични качества за вътрешен одитор ние във фирмата си няма да намерим. 

Не е лесно да се намери такъв човек и извън фирмата.

Тогава? Реалността е проста -- работим с тези хора, с които разполагаме. Те поне трябва да знаят какви качества са нужни. Ако някое качество, нормално, в ежедневието, им липсва, то, в ситуация на одит, ще се наложи да го имат и да го ползват. O, да, трудно е, но няма как иначе... 

В т. 7.2.3 намираме дълъг, подробен и почти досаден опис на това, което се нарича "знания и умения". Ако опитаме да съкратим това прекалено подробно изброяване, може само да кажем, че са нужни "Общи знания и умения за системите за управление" (цитат), при което са пропуснали да уточнят, че става дума за стандартизираните системи за управление. И друго -- тези знания и умения са наречени "общи", но, забележете, те са 24 на брой! (в "Мечо Пух" имаше един подобен документ, който съдържаше, освен "Общи точки", в допълнение и "Още общи точки"!)

На следващо място идва компетентността за "област" и за "специфичен сектор". Тук стандартът скромно посочва само четири теми, от които само трета, и отчасти четвърта тема (за рисковете!), са свързани с конкретния вид работа в професионалната област. Идеята е одиторът да е готов предметен специалист. Не става в предприятие, което мели клинкер, за да произведе цимент, да ходи и да одитира човек, който знае как се мели зърно за производство на брашно. Кои са тези четири теми - вижте ги сами...

На още по-следващо място се посочва и друг вид компетентност, с която се натоварва човек, ако е ръководител на екип за одит. Темите тук са 13 на брой!

Накрая т. 7.2.3 има фанфарен завършек, защото се казва, че ако в обхвата на одита са няколко области (разбираме "няколко стандарта"), одиторите трябва да знаят гореизброените теми за всеки от стандартите, плюс тънкостите по "взаимодействието и синергията" (цитат!) между различните системи. 

В 7.2.4 и 7.2.5 се вижда как се постига компетентност за одитор и за ръководител на екип. За да постигнеш компетентност за одитор се препоръчва да следваш и комбинираш(!) четири действия, три от които са банални и не си струва да ги коментираме, а четвъртото може да се нарече, по нашенски, "чиракуване" под надзор на вече "печен" одитор. А за да постигнеш компетентност за ръководител на екип -- онези 13 теми, посочени тук по-горе, трябва да ги демонстрираш в режим на чиракуване на печен ръководител на екип.

Всеки знае, че оценяване се прави по критерии. В т. 7.3 "Определяне на критерии" стандартът ни казва само, макар че си знаем, че критериите може да са качествени, а може и количествени. Толкова по въпроса. Остава висящ въпросът "А кои все пак са критериите?". За тези, които четат стандарта много внимателно, има отговор и той е в даден по-нататък... в т. 7.5, където ни се казва, че критериите са посочени в т. 7.2.3! Нека си ги припомним само като бройка. Бройката е 24 + 4 + 13 = 41. 

Пак всеки знае, че критериите се ползват при работа с определени методи.

В ISO 19011 намираме шест метода за оценяване, за които ни се казва, че е най-добре да ги ползваме съчетано, за да имаме обективен, последователен, безпристрастен и надежден резултат.  

На това място вече се оформя една картина, която е такава, че ясно се вижда -- оценяването не е шега работа и не е играчка. Шест метода за оценяване по 41 критерия. Горко му не само на оценявания, но и на оценителя. Но не е само това. Нататък се препоръчва -- ако оценявания "не отговаря на критериите" (цитат), пращаме го на "допълнително обучение" (цитат) и накрая го пробваме пак с "повторно оценяване" (цитат). Ясно е едно -- при 41 на брой критерия за оценяване, човекът, при повторното оценяване, ще се издъни на други някои критерии и така се стига лесно до квалификационно-оценително перпетуум мобиле от типа "Подбор - обучение - оценяване - провал - обучение - оценяване - ... " Ясно е, че никой практично мислещ човек няма да тръгне да оценява по този начин. А ако пък някой издържи подобно оценяване, то той с основание може да се смята за нещо като свръхчовек или полубог, а това вече е напреднал стадий на психичното заболяване, наречено "одитизъм".

За да сме изчерпателни, поне по отношение на структурата на този раздел на стаандарта, нека кажем, че краят на тази сага с компетентност и оценяване е положен в т. 7.6 с дежурните и банални, поради масовото им повторение навсякъде, съвети за подобряване и непрекъснато професионално развитие.

(Това е текст, с който приключва частта "Въведение" на този материал)

Може наистина да има случаи, в които компетентността на вътрешните одитори да е критично важна и да е много необходимо да се проверява, оценява, поддържа, подобрява... Но масовият случай не е такъв и не налага да си налагаме мазохизма на оценяването в мащаба и по начина, както е дадено в ISO 19011. Хората не обичат да бъдат оценявани. Хората не обичат и да са оценители. Нека изграждаме вътрешните си одитори чрез участия в одити, наблюдения как работят и с поддържане на жива обратна връзка от одитираните и "права връзка" от клиента на одита. Приемаме правилото, че работим с хората, с които реално разполагаме и се грижим, както можем и както знаем, те да ни дават резултатите, които очакваме. Това се нарича самодейност, която не изключва най-изкушените колеги да намерят време и да прочетат търпеливо т. 7, в която хората, съставили стандартът, са си мислили, че са ни дали много полезна и много приложима информация. Дано е така. Успех!